Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren
nach § 8 Lieferkettensorgfaltsgesetz (LkSG) für die Gesellschaften des WSW-Konzerns
Präambel
Der WSW-Konzern ist im Wesentlichen in den Bereichen des öffentlichen Personennahverkehrs, der Versorgung mit Energie, als Dienstleister in der Wasserversorgung sowie der Stadtentwässerung tätig. Als Tochter der Stadt Wuppertal und als Unternehmen der öffentlichen Daseinsvorsorge übernehmen wir im besonderen Maße Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb unserer eigenen Geschäftsbereiche und durch ein angemessenes Management unserer Lieferketten.
Die WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH als Holdinggesellschaft sowie die verbundenen Unternehmen setzen alle Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten um und verankern ein entsprechendes Monitoring.
Diese Verfahrensordnung gilt somit für folgende Unternehmen:
- WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - WSW Energie & Wasser AG
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - WSW 3/4/5 Energie GmbH
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - WSW Energielösungen GmbH
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - EDW Energie Dienstleistung Wuppertal GmbH
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - Prof. Dr.-Ing. Bohne Ingenieure GmbH
Werdener Straße 6, 40227 Düsseldorf - Bohne Ingenieure GmbH
Spandauer Straße 5, 57072 Siegen - WSW mobil GmbH
Bromberger Straße 39, 42281 Wuppertal - VSG Verkehrs-Service GmbH
Deutscher Ring 10, 42327 Wuppertal
Zweck des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es, auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines von dieser Richtlinie erfassten Unternehmens (oder dessen unmittelbarem Zulieferer) entstanden sind. Darüber hinaus dient es als Frühwarnsystem, über das Risiken für Mensch und Umwelt erkannt werden sollen, um rechtzeitig entsprechende Präventions- und Abhilfemaßnahmen ergreifen zu können.
Zielgruppe - Wer kann Hinweise geben?
Das Beschwerdeverfahren steht jeder in- oder ausländischen, natürlichen oder juristischen Person oder Vereinigung offen.
Welche Arten von Hinweisen können abgegeben werden?
Das Beschwerdeverfahren kann für alle Hinweise auf die von §2 Abs 2-4 LkSG erfassten menschlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen genutzt werden, die dem wirtschaftlichen Handeln eines der genannten Unternehmen oder dessen Zulieferer zuzuordnen sind.
Wie kann ich Hinweise abgeben?
Hinweise können derzeit über folgende Kanäle abgegeben werden:
Postweg:
WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH
Compliance-Beauftragter
Bromberger Straße 39
42281 Wuppertal
E-Mail:
compliance(at)wsw-online.de
Wer bearbeitet die Hinweise?
Alle eingehenden Beschwerden werden innerhalb der Stabsstelle „030 – Konzernorganisation, -revision“ von dem Compliance-Beauftragten, federführend bearbeitet. Dies geschieht soweit notwendig gegebenenfalls mit Unterstützung weiterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die in dieser Funktion handelnde Personen sind hinsichtlich der Bearbeitung von Beschwerden unabhängig, unparteiisch und frei von jeglichen Weisungen. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, werden entsprechend geschult und können über die notwendigen Ressourcen verfügen.
Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Nach Eingang eines Hinweises erhält der oder die hinweisgebende Person (sofern der Hinweis nicht anonym eingegangen ist) spätestens innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung. Diese erfolgt in der Regel auf dem gleichen Wege, wie die Meldung eingegangen ist.
Der Compliance-Beauftragte prüft zunächst den gemeldeten Sachverhalt auf Zuständigkeit, Plausibilität und ob es sich um ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko bzw. eine solche Pflichtverletzung handelt.
Sollte sich die Beschwerde als offensichtlich unzutreffend herausstellen, erhält der oder die Hinweisgebende einen ablehnenden Bescheid mit Begründung.
In begründeten Fällen wird im nächsten Schritt der Sachverhalt durch geeignete Maßnahmen aufgeklärt.
Ist abzusehen, dass dies einen längeren Zeitraum in Anspruch nimmt, erhält die Hinweisgeberin / der Hinweisgeber, spätestens nach Ablauf von einem Monat, eine entsprechende Information in dem das weitere Vorgehen und der zu erwartende Zeitrahmen mitgeteilt wird. Sofern möglich sollte dies in einem persönlichen Kontakt erörtert werden.
Sofern nach abschließender Klärung des Sachverhaltes ein Risiko bzw. eine Pflichtverletzung im Sinne des LkSG vorliegt, so werden durch den Compliance-Beauftragten entsprechende Maßnahmen gem. der §§ 6, 7 und 9 LkSG eingeleitet.
Die hinweisgebende Person wird ausführlich über das Ergebnis des Beschwerdeverfahrens und die hieraus resultierenden Folgemaßnahmen unterrichtet.
Wie werden hinweisgebende Personen vor Benachteiligung und Repressionen aufgrund eines Hinweises geschützt?
Der Schutz der Identität der hinweisgebenden Person hat höchste Priorität. Um diese zu schützen und die notwendige Vertraulichkeit zu wahren,
- kann eine Beschwerde anonym eingereicht werden,
- werden alle Hinweise durch einen möglichst kleinen Kreis von Personen bearbeitet,
- sind alle involvierten Personen besonders geschult bzw. werden gesondert zur Vertraulichkeit verpflichtet,
- werden die Daten auch nach Abschluss des Verfahrens besonders geschützt, ggf. anonymisiert und nach sieben Jahren vernichtet.
Überprüfung des Beschwerdeverfahrens, Dokumentation
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird entsprechend der Vorgaben des § 8 Abs 5 LkSG einmal jährlich, sowie anlassbezogen überprüft. Die Ergebnisse sowie etwaige ergriffene Maßnahmen werden im Rahmen der Dokumentationspflichten nach § 10 LkSG dokumentiert.